Iedereen heeft ergens in het jaar een paar dagen of weken vakantie. De meeste mensen ongeveer nu, in de zomer. En ondanks coronagedoe is dat leuk. Het is een kleine moeite om van je out-of-officebericht ook iets leuks te maken.

Waarom zou je dat doen?

Omdat je afwezigheidsmelder bijdraagt aan het opbouwen van je relaties. Het kan zomaar om een eerste indruk gaan. Als je in ‘t echt grappig en spontaan bent, is het een afknapper als een potentiële klant een bericht ontvangt waarin jij klinkt als een uiterst formele stijve hark. De kans dat hij/zij geduldig wacht tot je weer aan het werk gaat, is niet zo groot bij een standaard melding:

Geachte heer, mevrouw,
Hartelijk dank voor uw bericht. Tot en met [..] ben ik niet in de gelegenheid uw e-mail te beantwoorden. Ik zal uw bericht na terugkomst zo spoedig mogelijk in behandeling nemen.

Vergeet niet dat de e-mail die in jouw mailbox aankomt waarschijnlijk met aandacht is geschreven. De afzender heeft misschien wel alle moed bij elkaar moeten rapen om jou iets te vragen. Een standaard afwezigheidsbericht is een dubbele teleurstelling: je bent er niet en kunt de potentiële klant dus niet direct helpen en je hebt ook nog eens geen tijd en moeite in je bericht gestoken.

Dat kan leuker en beter. Passend bij wie je bent en bij wat je in je vakantie gaat doen. Met een grotere kans dat de ontvanger wacht tot je weer aan het werk gaat om kennis met je te maken. In mijn geval zou dat zoiets kunnen zijn:

Dankjewel voor je mailtje. de komende tijd is mijn default houding liggend in een strandstoel in mijn achtertuin. Een goed boek en een koud drankje binnen handbereik. Op [..] verruil ik de strandstoel weer voor een bureaustoel en beantwoord ik je e-mail zo snel mogelijk. Heb je een vraag of wil je met me samenwerken? Neem dan alvast een kijkje op mijn website of social media.

Of deze, uiteraard ook met een boek erin:

Dank voor je mail. Ik kan ‘m niet beantwoorden tot [..] Ik lees een Scandinavische thriller, zwengel af en toe de barbecue aan en neem een nipje van mijn favoriete cocktail (de namen van cocktails zijn trouwens echt maf, ik krijg er inspiratie van). Na mijn vakantie neem ik zo snel mogelijk contact met je op. Bedankt voor je geduld.

Een beetje sarcasme past ook wel bij mij:

Ik wandel door een bos. Of over een dijk. Ik zit in de tuin. Of op een terras. Dichtbij huis, allemaal veilig, met binnen anderhalve meter enkel de leuke jongen uit de trein (wie dat is, lees je hier) een goed boek en een diepvries vol ijsjes. Op [..] zet ik mijn laptop weer op mijn bureau, schuif ik mijn bureaustoel aan en hoop ik één ding: dat jij me hebt gemaild. Ik weet nu nog niet dat mijn wens uitkomt. Gek idee. Ik kan bijna niet wachten om je mail te lezen. Maar ik ga ‘t toch doen 😉

Iets ‘gevaarlijker’ kan natuurlijk ook, maar ik denk niet dat ik dat durf:

Ik ben er klaar mee. Ik ben helemaal kapot en door mijn ideeën heen. Het is op. Ik heb een totale writers block. Mijn klanten kosten zo veel energie, ik krijg geen letter meer op papier. Grapje? Ja, natuurlijk! Ik houd van mijn werk en van mijn klanten, maar ik ben nu even op vakantie. Daar houd ik namelijk ook heel erg van. Ik ben [..] weer terug. Tot dan!

Een uur voor je vakantie begint, maak je sneller fouten. Een paar dagen voor je vakantie begint alvast je out of office instellen, is daarom een goed idee. Alvast in je gebruikelijke e-mailhandtekening zetten wanneer je weggaat, kan natuurlijk ook. Als je out of office aan staat, kun je je gewone handtekening tijdelijk uitschakelen. En vergeet niet om de titel van je automatische bericht te veranderen. Het hoeft niet ‘ik ben afwezig’ te heten.

Hoe je out-of-officebericht eruit moet zien, hangt natuurlijk af van welk werk je doet. Als zelfstandige kun je het heel persoonlijk maken en erop gokken dat de ontvanger wacht tot je terug bent. Werk je op een klantenservice waar je enkel mails krijgt van mensen die met bloedspoed iets nodig hebben, dan moet je op zijn minst de contactgegevens van een collega erin zetten.

En jij? Wat zet jij in je out of office? En wat is het leukste of slechtste automatische antwoord dat je ooit kreeg?